Tipps für ein ordentliches Büro
Mehr Konzentration durch Ordnung am Arbeitsplatz
Egal, ob im Homeoffice oder im Büro, ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist der Grundstein, um produktiv arbeiten zu können. Doch wie schafft man die nötige Ordnung und behält sie? Schließlich kann ein stressiger Arbeitstag alles wieder zerstören. Unser Büroservice aus Hamburg gibt wertvolle Tipps.
Ein aufgeräumter und gut strukturierter Schreibtisch bietet viele Vorteile: Man hat nicht nur mehr Platz, wenn alle Unterlagen sauber aufeinander gestapelt sind, sondern kann sie schneller finden, wenn sie benötigt werden. Das spart Zeit und gibt Sicherheit. In vielen Büros gehört es fast schon zum Arbeitsalltag, dass ein Mitarbeiter panisch wird, weil er Dokumente nicht mehr finden kann. Das bringt unnötige Unruhe in den Arbeitsalltag, die auch die Kollegen ablenkt.
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Platz schaffen für eine bessere Konzentration
Ordnung im Büro zu schaffen, ist kein Hexenwerk. Alles beginnt damit, den Schreibtisch von unnötigem Ballast zu befreien. Ein paar wenige persönliche Gegenstände sind natürlich okay. Doch je mehr Dinge herumstehen, desto eingeschränkter ist man. Gegebenenfalls muss man dann auch erst Platz schaffen, wenn man mit großformatigen Unterlagen arbeitet. Zudem haben alle Gegenstände, die sich im Blickfeld befinden, ein erhöhtes Ablenkungspotenzial.
Damit man den Überblick über den Arbeitsfortschritt behält, sollte man ein Ablagesystem etablieren. Dazu eigenen sich Ablagen mit mehreren Fächern am besten. Dann geraten die Unterlagen zu unterschiedlichen Projekten nicht mehr durcheinander. Am sinnvollsten ist es, die Mappen, Ordner oder Blätter einfach nach Status zusammenzulegen. In ein Fach kommen abgeschlossene Vorgänge, in das nächste Dokumente, die zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal aufgegriffen werden müssen, in ein weiteres neue Projekte und in das letzte schließlich alle Dokumente, die vernichtet und entsorgt werden können. Am effizientesten ist es, die Fächer einmal am Tag aufzuräumen. Idealerweise macht man dies am Ende der Schicht. Es ist deswegen effizienter, weil man ansonsten jedes Dokument einzeln in einen Aktenschrank oder in einen Papierkorb legen müsste.
Ordnung auch im Kopf schaffen
Ein strukturiertes Ablagesystem hilft auch den Mitarbeitern unseres Büroservice aus Hamburg. Wir arbeiten für eine Vielzahl unterschiedlicher Kunden und müssen somit die wichtigsten Informationen unserer Auftraggeber stets zur Hand haben. Die Erfahrung zeigt: Hat man die Arbeitsabläufe erst einmal verinnerlicht, ist es keine große Herausforderung mehr, die Ordnung zu halten.
Der wichtigste Schritt, um in einer ordentlichen Umgebung zu arbeiten ist, sie am Abend aufgeräumt zu verlassen. Deswegen sollte man nicht nur die Unterlagen sortieren, sondern auch die Gedanken. Wenn man beim Dienstschluss aufschreibt, was man am folgenden Tag erledigen muss, braucht man sich morgens nicht mehr durch die Unterlagen wühlen, um wiederzufinden, um den Anschluss zu finden.
Ordnung kann zu Unordnung führen
Doch auch wer eigentlich glaubt, ordentlich zu arbeiten, kann leicht eine unproduktive Arbeitsumgebung schaffen. Klebezettel und Notizen sind zwar eine große Hilfe im Alltag. Doch wenn sie Überhand nehmen und der Bildschirm vor lauter bunter Post-Its kaum mehr erkennbar ist, sollte man ausmisten. Notizen kann man zusammenfassen und sich von allem trennen, was man nicht mehr benötigt. Auch ein festes Putz-Ritual kann dabei helfen, sich dieser Überladung des Arbeitsplatzes bewusst zu werden. Wenn es wegen der vielen Staubfänger zu aufwendig wird, die Schreibtischplatte oder den Monitor zu reinigen, wird es leichter fallen, sich von ihnen zu trennen.
Ein unaufgeräumter Arbeitsplatz kann aber auch ein Zeichen für eine Überlastung sein. Stellt man fest, dass man so viele unterschiedliche Arbeitsbereiche hat, die es gar nicht zulassen, Ordnung zu schaffen und sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, sollte man nach Möglichkeiten suchen, um Entlastung zu schaffen. Unser Büroservice aus Hamburg ist in solchen Fällen ein kompetenter Partner. Wir nehmen unter anderem Telefonate an und kümmern uns um die eingehende Post. Damit sich kleine Unternehmen und Selbstständige voll und ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.