Produktives Zeitmanagement im Büro

Hier haben wir praktische Tipps, wie Sie den Büroalltag meistern

Ein typischer Tag im Büro: Man kommt in seine Büroräume, dort liegt bereits ein neuer Stapel mit frischen Aufgaben. Man öffnet sein Emailprogramm und wird prompt mit dutzenden Nachrichten attackiert. Das Telefon hört nicht auf zu klingeln und die nächsten Aufträge der Kunden flattern auch schon rein.

Zu viel zu tun auf der Arbeit und es kommen ständig neue Aufgaben hinzu? Wir möchten Ihnen diese einfachen Tipps mit auf den Weg geben. Bringen Sie wieder Ordnung in Ihr Bürochaos, arbeiten Sie effektiver und organisierter und sparen somit nicht nur kostbare Zeit sondern auch Nerven.

Alle Tipps gleichzeitig umzusetzen mag nicht immer möglich sein, aber eine Handvoll lassen sich sicherlich im täglichen Arbeitsablauf beherzigen. Arbeitsteilung und das Abgeben von weniger wichtigen Aufgaben an andere, wie beispielsweise an unseren Hambuger Büroservice „Das Kontor“, sind weitere Schritte, die man auf dem Weg zum entspannten und effektiven Arbeiten eingreifen kann.

Setzen Sie sich Prioritäten

Gleich als erstes kommt auch schon einer der wichtigsten Tipps für einen effektiven Büroalltag und gutes Zeitmanagement. Legen Sie bereits morgens fest, welche Aufgaben Vorrang haben und als erstes bedacht und nicht aus den Augen gelassen werden sollten. Alle „unwichtigen“ Aufgaben legen Sie auf später. Achten Sie dabei auch darauf, wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben zu Verfügung stehen.

Um bei den Priorisierungen nicht den Überblick zu verlieren, sollten nicht mehr als eine 3-5 Dringlichkeits-Kategorien erstellt werden. Zu viele Unterebenen sind nicht nur zeitraubend, sondern auch unübersichtlich. Wichtig hierbei: Halten Sie die zuvor festgelegte Reihenfolge möglichst ein. Kommen im Laufe des Tages weitere Aufgaben dazu, geben Sie ihnen eine Priorität und ordnen sie entsprechend ein.

Beachten Sie den Kosten-Nutzen-Faktor

Stellen Sie sich vor jeder Aufgabe die Frage: Wie viel Zeit muss ich in die Aufgabe stecken und was für ein Resultat bekomme am Ende ich dafür? Dieses Kosten-Nutzen-Verhältnis ist essenziell für Jedermann – egal ob im Beruf oder im Alltag daheim oder unterwegs. Hinterfragen Sie jede Aufgabe und denken Sie darüber nach, ob man das gewünschte Endergebnis auch besser und / oder schneller erreichen kann. Lohnt es sich wirklich einen Lösungsweg zu verfolgen, der am Ende mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht funktioniert? Gehen Sie lieber auf Nummer sicher und wägen ab, wann es sinnvoll ist eine Richtung nicht weiter zu verfolgen und lieber einen anderen Weg einzuschlagen.

Legen Sie Ihre Zielsetzungen fest

Ist jeder Aufgabe eine Priorität zugewiesen und klar, mit welcher begonnen werden soll, legen Sie hierfür ein klares Ziel fest. Haben Sie dieses erst einmal vor Augen, lassen Sie sich nicht davor abbringen. Lassen Sie sich auf keine Ablenkungen ein und verfolgen klar Ihre zuvor gesetzten Zielvorstellungen. Nur so können Sie am Ende ein befriedigendes Ergebnis erzielen.

Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Formulierung klarer Zielvorstellungen haben, helfen Ihnen Unternehmensberater und Bürodienstleister gerne dabei weiter.

Beseitigen Sie ToDo-Listen

ToDo-Listen können in gewissem Maße hilfreich sein, jedoch nur, wenn es nicht zu viele und sie immer aktuell sind. Zu gern werden Punkte gestrichen, doch wieder mit aufgenommen, neu hinzugefügt und das Chaos nimmt seinen Lauf. Bei Apps mag es nicht ganz übersichtlich bleiben, bei der klassischen Papier-Stift-Variante sieht es jedoch schnell unübersichtlich aus.

Was vor allem unter ToDo-Listen leidet, ist die Motivation. Wenn man ständig mehr neue Punkte hinzufügt, als man streichen kann, bekommt man schnell das Gefühl nichts zu schaffen. Als Faustregel: Was unter 10 Minuten erledigt werden kann, sollte sofort erledigt werden und auf keiner Liste landen.

Halsen Sie sich nicht noch mehr auf

Lernen Sie „Nein“ zu sagen. Haben Sie bereits zu viel zu tun und werden gefragt, ob Sie nicht noch eben schnell irgendwo unter die Arme greifen können, lehnen Sie es einfach ab. Jede gute Struktur nützt nichts, wenn Sie ständig von außerhalb unterbrochen werden.

Lassen Sie sich in Ihrer Arbeit nicht stören und geben, wenn nötig das dauernd klingende Telefon einfach ab. Telefonservices übernehmen gerne lästige Anrufe für Sie, sortieren diese nach Priorität und leiten sie dann gebündelt an Sie weiter.

Konzentrieren Sie sich auf eine Sache

Multitasking ist zwar gut und schön, aber ineffektiv. Will man eine Sache gut und trotzdem schnell erledigen, sollte man vom Gedanken des „Multitaskings“ abkommen und sich ganz und gar auf die eine Aufgabe konzentrieren. Neben-Aufgaben sollten tunlichst vermieden werden, da sie die nötige Konzentration mit beanspruchen. Wenn Sie kleine Aufgaben auslagern können, tun sie dies. Der Büroservice „Das Kontor“ aus Hamburg berät Sie gern.

Finden Sie einen Abschluss

Lassen Sie sich nicht unterbrechen und bringen Sie Ihre Aufgaben immer zu einem akzeptablen Abschluss. Je öfter Sie neu anfangen, desto öfter müssen Sie sich wieder neu in die Sache hineindenken. Machen Sie erst eine Aufgabe zu Ende, dann können Sie diese auch von Ihrer ToDo-Liste streichen. Keine halbfertigen angebrochenen Aufgaben mehr.

Teilen Sie Ihre Aufgaben

Falls es Ihnen nicht immer möglich ist, Ihre Aufgaben am Stück abzuarbeiten, teilen Sie diese in kleine Abschnitte ein. Wie beim Projektmanagement schaffen Sie so Teilstücke und Teilziele, die Sie nacheinander abarbeiten können. Mit der sogenannten Salami-Taktik hat man zudem den Vorteil, dass man die Möglichkeit für genügend Pausen hat. Hinterher kann man an einem neuen Punkt wieder einsteigen und so besser nach einer längeren Pause beginnen.

Große unbeliebte Aufgaben, die sonst vor sich her geschoben werden, können auf diese Weise leichter angegangen werden. Nach jedem Teilschritt erfährt man eine kleine Belohnung und ist glücklicher und zufriedener bei der Arbeit.

Lösen Sie sich von unnötigen Altlasten

Suchen Sie gezielt nach Aufgaben, die schon ewig existieren und prüfen ihre Notwendigkeit. Es gibt Dinge, die man schon ewig vor sich herschiebt, einfach weil sie nicht so wichtig sind. Dinge, die nett wären, wenn man sie umsetzen würde, aber noch nicht notwendig erscheinen. Sie tauchen auf jeder neuen ToDo-Liste wieder auf, werden aber doch nie in die Tat umgesetzt. Sprechen Sie sich wenn nötig mit Kollegen ab und versuchen solche Aufgaben für immer zu streichen.

Dokumentieren Sie Ihre Gedanken

Sie können nicht alles im Gedächtnis behalten. Störungen unterbrechen Sie und lassen einen grade gewonnene Ideen verlieren. Schreiben Sie daher Ihre wichtigsten Gedanken und Ideen zu einem Projekt nieder, sobald Sie diese haben. Achten Sie darauf, dass es nicht in neuen ToDo-Listen ausartet. Haben Sie die Ideen erst einmal aufgeschrieben, können Sie sich in Ruhe auf die Sache selbst konzentrieren.

Halten Sie nur effektive Meetings ab

Für die meisten Leute sind Meetings eine unangenehme Angelegenheit. In den wenigsten Fällen sind sie für alle Beteiligten nützlich. Dennoch müssen alle daran teilnehmen. Berufen Sie daher nur Meetings ein, wenn es absolut notwendig ist. In vielen Angelegenheiten reicht es, wenn man diese in kleinen Gruppen oder sogar nur zu zweit bespricht.

Große wichtige Meetings oder Konferenzen sollten natürlich nach Möglichkeit vollzählig einberufen werden. Bietet die eigene Firma hierfür nicht die passenden Räumlichkeiten, können Konferenzräume und Seminarräume bei Büroservice Unternehmen günstig angemietet werden. Auch „Das Kontor“ hält passende Büroräume für seine Kunden bereit.

Nutzen Sie Ihr persönliches Leistungshoch

Es gibt Menschen, die sind Frühaufsteher und können morgens besonders effektiv arbeiten. Auf der anderen Seite gibt es sogenannte Nachtmenschen, die erst im Laufe der zweiten Tageshälfte zu produktiven Höchstformen auflaufen. Nutzen Sie daher Ihre persönlichen Leistungshochs. Überlegen Sie zu welcher Tageszeit, sie am motiviertesten und effektivsten arbeiten und planen die wichtigsten und kompliziertesten Aufgaben für diesen Zeiten ein. Versuchen Sie zudem alle Faktoren auszuschalten, die sie unproduktiv werden lassen. Wenn Sie zum Beispiel nach einem üppigen Mittagessen in der Kantine zu Trägheit neigen, essen Sie lieber etwas leichtes und mehrere kleine Snacks über den Tag verteilt.

Richten Sie sich richtig ein

Auch Ihr Büro kann sich positiv oder negativ auf Ihr Zeitmanagement auswirken. Ist der Schreibtisch nicht ordentlich aufgeräumt, verbringt man unter Umständen viel Zeit damit wichtige Informationen und Unterlagen wiederzufinden. Stapel von ungeöffneter Post und Anschreiben, Angebote, Flyer und Projektunterlagen sammeln sich schnell an und werden ebenso rasch zu einem undurchsichtigen und unorganisierten Durcheinander. Büroservices mit der Option einer Geschäftsadresse und einem eigenen Postfach können hier schon wahre Wunder bewirken. Postannahme und -bearbeitung machen einen Großteil der täglichen Büroarbeit aus und können getrost abgegeben werden.

Doch auch ohne Papierkram kann der Arbeitsplatz ablenkend sein. Wenn es nicht die tausend Post-ist sind, die am Bildschirm oder der Pinnwand kleben, dann lenkt einen das Telefon oder die ständig ankommenden Emails ab. Auch Gespräche zwischen Kollegen können ablenken. Finden Sie daher heraus, wie Sie Ihren Arbeitsplatz am effektivsten gestalten können und versuchen es in die Tat umzusetzen. Zur Senkung des allgemeinen Geräuschpegels können beispielsweise firmeninterne Chat-Dienste eingerichtet werden. Sie sind nicht nur geräuscharm, sondern auch schnell.

Es gibt viele Möglichkeiten sein Zeitmanagement zu optimieren und Störquellen zu eliminieren. Man muss nur für sich selbst herausfinden, was einem am besten dabei hilft effizienter zu arbeiten. Ein bisschen Ordnung hier, eine ruhige Ecke dort und Pausen zu den passenden Zeiten machen sich in den meisten Fällen schon bezahlt.